{"id":393,"date":"2026-06-19T13:41:12","date_gmt":"2026-06-19T11:41:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.informatique-web.pro\/rgpd\/?page_id=393"},"modified":"2026-06-22T14:10:07","modified_gmt":"2026-06-22T12:10:07","slug":"redaction-des-procedures","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.informatique-web.pro\/rgpd\/redaction-des-procedures\/","title":{"rendered":"R\u00e9daction des proc\u00e9dures"},"content":{"rendered":"\t\t
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R\u00e9daction des proc\u00e9dures<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n
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R\u00e9daction des proc\u00e9dures RGPD : des documents pens\u00e9s pour \u00eatre utilis\u00e9s, pas pour dormir dans un tiroir<\/h2>

Lors de la quasi-totalit\u00e9 des audits que je r\u00e9alise aupr\u00e8s de TPE et PME des Bouches-du-Rh\u00f4ne, le m\u00eame constat revient : l’entreprise n’a aucune proc\u00e9dure \u00e9crite<\/strong> en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es. Pas de registre des traitements, pas de politique de confidentialit\u00e9 \u00e0 jour, pas de proc\u00e9dure pour r\u00e9pondre \u00e0 une demande de suppression de donn\u00e9es, pas de plan d’action en cas de piratage ou de fuite de donn\u00e9es. Ce n’est presque jamais par n\u00e9gligence volontaire : c’est simplement que personne, en interne, n’a le temps ni les comp\u00e9tences juridiques pour r\u00e9diger correctement ces documents.<\/p>

C’est exactement le probl\u00e8me que je r\u00e9sous avec la r\u00e9daction des proc\u00e9dures RGPD. Mon objectif n’est pas de vous livrer des mod\u00e8les g\u00e9n\u00e9riques copi\u00e9s sur internet et mal adapt\u00e9s \u00e0 votre activit\u00e9, mais de r\u00e9diger des documents qui correspondent r\u00e9ellement \u00e0 votre fonctionnement, et que vous (et vos \u00e9quipes) serez capables d’appliquer concr\u00e8tement le jour o\u00f9 la situation se pr\u00e9sentera.<\/p>

Pourquoi avoir des proc\u00e9dures \u00e9crites est une obligation, pas une option<\/h3>

Le RGPD ne se limite pas \u00e0 des principes g\u00e9n\u00e9raux de bonne gestion des donn\u00e9es. Il impose la formalisation de certains documents et de certaines proc\u00e9dures, quelle que soit la taille de votre entreprise. Ne pas les avoir constitue, en soi, une non-conformit\u00e9 \u2014 ind\u00e9pendamment m\u00eame du contenu de vos pratiques r\u00e9elles.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Prenons un exemple simple : si un client vous demande la suppression de ses donn\u00e9es personnelles (ce qui est un droit garanti par le RGPD), vous devez \u00eatre en capacit\u00e9 de r\u00e9pondre dans un d\u00e9lai l\u00e9gal d’un mois. Sans proc\u00e9dure \u00e9crite, cette demande est souvent trait\u00e9e dans l’urgence, de fa\u00e7on improvis\u00e9e, avec un risque r\u00e9el d’erreur ou de retard. Avec une proc\u00e9dure claire, votre \u00e9quipe sait exactement quelles \u00e9tapes suivre, quels syst\u00e8mes v\u00e9rifier, et quel mod\u00e8le de r\u00e9ponse utiliser.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Les documents que je peux r\u00e9diger pour votre entreprise<\/h3>

Le registre des traitements<\/strong><\/p>

C’est le document central de toute d\u00e9marche RGPD, et il est obligatoire pour la quasi-totalit\u00e9 des entreprises, quelle que soit leur taille. Il recense l’ensemble des traitements de donn\u00e9es personnelles effectu\u00e9s par votre entreprise : finalit\u00e9 de chaque traitement, cat\u00e9gories de donn\u00e9es concern\u00e9es, dur\u00e9e de conservation, mesures de s\u00e9curit\u00e9 associ\u00e9es, et destinataires \u00e9ventuels des donn\u00e9es. Beaucoup de PME des Bouches-du-Rh\u00f4ne n’ont jamais formalis\u00e9 ce document, ou disposent d’un registre incomplet, r\u00e9dig\u00e9 une fois il y a plusieurs ann\u00e9es et jamais mis \u00e0 jour depuis.<\/p>

La politique de confidentialit\u00e9 et les mentions l\u00e9gales<\/strong><\/p>

Ce document, g\u00e9n\u00e9ralement publi\u00e9 sur votre site internet, informe vos clients et prospects de la mani\u00e8re dont vous collectez et utilisez leurs donn\u00e9es. Il doit \u00eatre r\u00e9dig\u00e9 dans un langage compr\u00e9hensible (et non dans un jargon juridique illisible), tout en couvrant l’ensemble des exigences l\u00e9gales : finalit\u00e9s de traitement, dur\u00e9es de conservation, droits des personnes, coordonn\u00e9es de contact pour exercer ces droits.<\/p>

La proc\u00e9dure de gestion des droits des personnes<\/strong><\/p>

Le RGPD garantit plusieurs droits aux personnes dont vous traitez les donn\u00e9es : droit d’acc\u00e8s, droit de rectification, droit \u00e0 l’effacement, droit \u00e0 la portabilit\u00e9, droit d’opposition. Cette proc\u00e9dure formalise, \u00e9tape par \u00e9tape, comment votre entreprise doit traiter ces demandes lorsqu’elles arrivent : qui les r\u00e9ceptionne, dans quel d\u00e9lai, quelles v\u00e9rifications effectuer, et avec quel mod\u00e8le de r\u00e9ponse.<\/p>

La proc\u00e9dure de notification en cas de violation de donn\u00e9es<\/strong><\/p>

En cas de piratage, de perte de donn\u00e9es, ou de toute fuite de donn\u00e9es personnelles, le RGPD impose un d\u00e9lai tr\u00e8s strict de 72 heures pour notifier la CNIL si la violation pr\u00e9sente un risque pour les personnes concern\u00e9es. Sans proc\u00e9dure pr\u00e9\u00e9tablie, ce d\u00e9lai est presque impossible \u00e0 respecter dans l’urgence d’un incident r\u00e9el. Cette proc\u00e9dure d\u00e9finit \u00e0 l’avance qui doit \u00eatre alert\u00e9 en interne, comment \u00e9valuer la gravit\u00e9 de l’incident, et selon quelles \u00e9tapes notifier la CNIL et, si n\u00e9cessaire, les personnes concern\u00e9es.<\/p>

La charte informatique et bonnes pratiques pour les salari\u00e9s<\/strong><\/p>

Ce document encadre l’utilisation des outils informatiques par vos salari\u00e9s : usage de la messagerie professionnelle, gestion des mots de passe, utilisation d’appareils personnels, acc\u00e8s aux dossiers sensibles. Il s’agit \u00e0 la fois d’un outil de sensibilisation et d’un document qui prot\u00e8ge l’entreprise en cas d’incident li\u00e9 \u00e0 un mauvais usage des outils num\u00e9riques.<\/p>

Les contrats et clauses de sous-traitance RGPD<\/strong><\/p>

Tout prestataire ayant acc\u00e8s \u00e0 vos donn\u00e9es personnelles (h\u00e9bergeur, logiciel de paie, agence marketing, prestataire informatique) doit \u00eatre encadr\u00e9 par un contrat de sous-traitance conforme \u00e0 l’article 28 du RGPD. Je peux r\u00e9diger ces clauses ou ces contrats, ou v\u00e9rifier et compl\u00e9ter ceux propos\u00e9s par vos prestataires, qui sont parfois incomplets ou mal adapt\u00e9s \u00e0 votre situation.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Exemple concret : la proc\u00e9dure de gestion des droits pour un cabinet comptable de Salon-de-Provence<\/h3>

Pour illustrer concr\u00e8tement l’int\u00e9r\u00eat de ces documents, prenons l’exemple d’un cabinet d’expertise comptable bas\u00e9 \u00e0 Salon-de-Provence. Lors de l’audit, il est apparu qu’aucune proc\u00e9dure n’existait pour r\u00e9pondre \u00e0 une demande de suppression de donn\u00e9es formul\u00e9e par un ancien client. La gestionnaire administrative du cabinet avait re\u00e7u une telle demande quelques mois auparavant et avait d\u00fb improviser une r\u00e9ponse, sans \u00eatre certaine d’avoir respect\u00e9 toutes les obligations l\u00e9gales (v\u00e9rification de l’identit\u00e9 du demandeur, d\u00e9lai de r\u00e9ponse, conservation \u00e9ventuelle de certaines donn\u00e9es pour des obligations comptables l\u00e9gales).<\/p>

J’ai r\u00e9dig\u00e9 pour ce cabinet une proc\u00e9dure simple en quatre \u00e9tapes : v\u00e9rification de l’identit\u00e9 du demandeur, v\u00e9rification des obligations l\u00e9gales de conservation (les documents comptables doivent \u00eatre conserv\u00e9s 10 ans, m\u00eame en cas de demande de suppression), suppression effective des donn\u00e9es non soumises \u00e0 obligation de conservation, et envoi d’une r\u00e9ponse type au demandeur dans le d\u00e9lai l\u00e9gal d’un mois. Cette proc\u00e9dure, accompagn\u00e9e d’un mod\u00e8le de courrier de r\u00e9ponse, permet d\u00e9sormais au cabinet de traiter ce type de demande en moins de 30 minutes, sans incertitude juridique.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Une r\u00e9daction sur-mesure, jamais un mod\u00e8le g\u00e9n\u00e9rique<\/h3>

La grande diff\u00e9rence entre une proc\u00e9dure r\u00e9dig\u00e9e sur-mesure et un mod\u00e8le t\u00e9l\u00e9charg\u00e9 en ligne r\u00e9side dans l’adaptation \u00e0 votre r\u00e9alit\u00e9 de terrain. Un mod\u00e8le g\u00e9n\u00e9rique de proc\u00e9dure de violation de donn\u00e9es, par exemple, ne tiendra pas compte du fait que votre entreprise utilise tel logiciel sp\u00e9cifique, que votre serveur est g\u00e9r\u00e9 par tel prestataire, ou que votre organisation interne implique telle personne en particulier pour ce type de d\u00e9cision.<\/p>

Avant de r\u00e9diger chaque document, je prends le temps de comprendre votre organisation r\u00e9elle : qui fait quoi dans votre entreprise, quels outils vous utilisez au quotidien, quelles sont vos contraintes sp\u00e9cifiques (taille de l’\u00e9quipe, secteur d’activit\u00e9, type de donn\u00e9es trait\u00e9es). Cette \u00e9tape est indispensable pour produire des documents qui seront r\u00e9ellement appliqu\u00e9s, et non simplement archiv\u00e9s.<\/p>

Pour une entreprise de transport de Miramas, par exemple, la proc\u00e9dure de gestion des droits a d\u00fb int\u00e9grer une sp\u00e9cificit\u00e9 particuli\u00e8re : les donn\u00e9es de g\u00e9olocalisation des v\u00e9hicules, qui constituent une cat\u00e9gorie de donn\u00e9es sensibles n\u00e9cessitant des r\u00e8gles de conservation et d’acc\u00e8s diff\u00e9rentes des donn\u00e9es clients classiques. Un mod\u00e8le g\u00e9n\u00e9rique n’aurait jamais pris en compte cette particularit\u00e9 m\u00e9tier.<\/p>

Comment se d\u00e9roule la r\u00e9daction des proc\u00e9dures<\/h3>

1. Identification des documents n\u00e9cessaires<\/strong><\/p>

Cette \u00e9tape s’appuie directement sur le plan d’actions correctives \u00e9tabli pr\u00e9c\u00e9demment, qui identifie quels documents manquent ou doivent \u00eatre mis \u00e0 jour dans votre entreprise.<\/p>

2. Collecte d’informations sur votre organisation<\/strong><\/p>

Un \u00e9change (ou plusieurs, selon le nombre de documents \u00e0 produire) permet de comprendre votre fonctionnement interne, vos outils, et vos contraintes sp\u00e9cifiques.<\/p>

3. R\u00e9daction des documents<\/strong><\/p>

Chaque document est r\u00e9dig\u00e9 individuellement, dans un langage clair et op\u00e9rationnel, en \u00e9vitant autant que possible le jargon juridique qui rendrait le document difficile \u00e0 utiliser au quotidien par vos \u00e9quipes.<\/p>

4. Relecture et ajustements<\/strong><\/p>

Une fois r\u00e9dig\u00e9s, les documents vous sont soumis pour relecture. C’est une \u00e9tape importante : vous connaissez votre activit\u00e9 mieux que personne, et certains ajustements sont parfois n\u00e9cessaires pour que la proc\u00e9dure colle parfaitement \u00e0 votre r\u00e9alit\u00e9 de terrain.<\/p>

5. Validation et mise en application<\/strong><\/p>

Une fois valid\u00e9s, les documents sont pr\u00eats \u00e0 \u00eatre appliqu\u00e9s. Pour certains d’entre eux (charte informatique, proc\u00e9dure de gestion des droits), une pr\u00e9sentation \u00e0 vos \u00e9quipes peut \u00eatre utile pour s’assurer de leur bonne compr\u00e9hension et de leur application effective.<\/p>

Des documents qui s’inscrivent dans votre accompagnement global<\/h3>

La r\u00e9daction des proc\u00e9dures ne constitue pas une \u00e9tape isol\u00e9e : elle s’inscrit directement dans le plan d’actions correctives et dans l’accompagnement g\u00e9n\u00e9ral qui suit. Une fois les documents r\u00e9dig\u00e9s, il est important de v\u00e9rifier, dans le temps, qu’ils sont r\u00e9ellement appliqu\u00e9s par vos \u00e9quipes, et de les ajuster si votre activit\u00e9 \u00e9volue (nouveau logiciel, nouveau type de donn\u00e9es trait\u00e9, croissance de l’effectif).<\/p>

C’est pr\u00e9cis\u00e9ment l’objet de l’accompagnement g\u00e9n\u00e9ral, qui permet d’assurer un suivi dans la dur\u00e9e, plut\u00f4t que de vous laisser seul avec des documents qui, sans suivi, risqueraient de conna\u00eetre le m\u00eame sort que les rapports d’audit jamais exploit\u00e9s : un classement dans un tiroir, sans application r\u00e9elle.<\/p>

Pourquoi faire r\u00e9diger ces documents par un consultant plut\u00f4t que par vous-m\u00eame<\/h3>

R\u00e9diger soi-m\u00eame ces proc\u00e9dures, sans formation juridique sp\u00e9cifique, expose \u00e0 deux risques principaux : produire des documents juridiquement incomplets (qui ne couvrent pas l’ensemble des exigences du RGPD), ou au contraire produire des documents trop complexes, calqu\u00e9s sur des mod\u00e8les d’entreprises beaucoup plus grandes, qui ne seront jamais appliqu\u00e9s concr\u00e8tement par une petite \u00e9quipe.<\/p>

Faire appel \u00e0 un consultant RGPD bas\u00e9 dans les Bouches-du-Rh\u00f4ne, qui conna\u00eet les r\u00e9alit\u00e9s des TPE et PME de la r\u00e9gion, permet d’obtenir des documents \u00e0 la fois juridiquement solides et concr\u00e8tement applicables, adapt\u00e9s \u00e0 la taille r\u00e9elle de votre structure, que vous soyez bas\u00e9 \u00e0 Istres, Martigues, Fos-sur-Mer ou ailleurs dans le d\u00e9partement.<\/p>

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Votre entreprise n’a aucune proc\u00e9dure RGPD formalis\u00e9e, ou des documents obsol\u00e8tes ?<\/strong><\/p>

Contactez-moi pour faire le point sur les documents qui vous manquent et d\u00e9marrer leur r\u00e9daction, adapt\u00e9e pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 votre activit\u00e9.<\/p>

\u00a0<\/p>

FAQ<\/h2>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Mon entreprise est tr\u00e8s petite (2-3 salari\u00e9s), suis-je vraiment oblig\u00e9 d'avoir un registre des traitements ? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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Oui. Le registre des traitements est obligatoire pour la quasi-totalit\u00e9 des entreprises, sans condition de seuil d’effectif, d\u00e8s lors que vous traitez des donn\u00e9es personnelles de fa\u00e7on r\u00e9guli\u00e8re (ce qui est le cas pour la quasi-totalit\u00e9 des activit\u00e9s : gestion de clients, de salari\u00e9s, de fournisseurs). Seules certaines exceptions tr\u00e8s limit\u00e9es existent pour les traitements occasionnels et sans risque, ce qui concerne tr\u00e8s peu de TPE en pratique. Mieux vaut donc partir du principe que ce document vous concerne.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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Combien de temps faut-il pour r\u00e9diger l'ensemble des proc\u00e9dures RGPD d'une entreprise ? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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Cela d\u00e9pend du nombre de documents n\u00e9cessaires et de la complexit\u00e9 de votre activit\u00e9. Pour une TPE avec des traitements simples, la r\u00e9daction des principaux documents (registre, politique de confidentialit\u00e9, proc\u00e9dure de gestion des droits) peut \u00eatre r\u00e9alis\u00e9e en une \u00e0 deux semaines. Pour une PME avec des traitements plus vari\u00e9s (RH, sous-traitance multiple, donn\u00e9es sensibles), il faut g\u00e9n\u00e9ralement compter trois \u00e0 quatre semaines, en incluant les \u00e9changes n\u00e9cessaires pour bien comprendre votre organisation.<\/p>

Construire ce plan avec un consultant RGPD bas\u00e9 dans les Bouches-du-Rh\u00f4ne permet \u00e9galement d’avoir un regard ext\u00e9rieur sur la faisabilit\u00e9 r\u00e9elle des \u00e9ch\u00e9ances propos\u00e9es, et d’ajuster le calendrier en fonction des sp\u00e9cificit\u00e9s de votre secteur d’activit\u00e9 et de votre organisation.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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Puis-je utiliser des mod\u00e8les gratuits trouv\u00e9s sur internet plut\u00f4t que de faire r\u00e9diger ces documents sur-mesure ? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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C’est possible, mais risqu\u00e9. Les mod\u00e8les g\u00e9n\u00e9riques ne tiennent pas compte de votre activit\u00e9 r\u00e9elle, de vos outils sp\u00e9cifiques, ni de votre organisation interne. Ils donnent souvent une fausse impression de conformit\u00e9, alors que le document ne correspond pas \u00e0 votre fonctionnement r\u00e9el \u2014 ce qui peut se retourner contre vous en cas de contr\u00f4le, puisqu’une proc\u00e9dure inapplicable ou inexacte n’a pas plus de valeur qu’une absence de proc\u00e9dure.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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Une fois les proc\u00e9dures r\u00e9dig\u00e9es, dois-je les faire valider par la CNIL ? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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Non, la CNIL ne valide pas individuellement les documents de chaque entreprise. Vous \u00eates responsable de la conformit\u00e9 de vos propres proc\u00e9dures. C’est en cas de contr\u00f4le ou de plainte que ces documents seront examin\u00e9s, pour v\u00e9rifier qu’ils existent, qu’ils sont \u00e0 jour, et surtout qu’ils sont r\u00e9ellement appliqu\u00e9s au sein de votre entreprise.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t\t

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Que se passe-t-il si je n'ai toujours pas de proc\u00e9dures \u00e9crites et que je fais l'objet d'un contr\u00f4le ? <\/div><\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t\t<\/path><\/svg><\/span>\n\t\t<\/span>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/summary>\n\t\t\t\t
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L’absence de documents obligatoires (registre des traitements notamment) constitue en elle-m\u00eame une non-conformit\u00e9, ind\u00e9pendamment de vos pratiques r\u00e9elles. Elle peut \u00eatre sanctionn\u00e9e, et elle est souvent per\u00e7ue par la CNIL comme un signal d’absence de d\u00e9marche RGPD s\u00e9rieuse, ce qui peut aggraver les cons\u00e9quences en cas de contr\u00f4le. \u00c0 l’inverse, disposer de documents \u00e0 jour, m\u00eame si tout n’est pas parfait, d\u00e9montre une volont\u00e9 de conformit\u00e9 qui est g\u00e9n\u00e9ralement prise en compte favorablement.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/details>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\n<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

R\u00e9daction des proc\u00e9dures R\u00e9daction des proc\u00e9dures RGPD : des documents pens\u00e9s pour \u00eatre utilis\u00e9s, pas pour dormir dans un tiroir Lors de la quasi-totalit\u00e9 des audits que je r\u00e9alise aupr\u00e8s de TPE et PME des Bouches-du-Rh\u00f4ne, le m\u00eame constat revient : l’entreprise n’a aucune proc\u00e9dure \u00e9crite en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es. 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